อุปกรณ์ที่ใช้ในสำนักงานอัตโนมัติ

คอมพิวเตอร์

เป็นอุปกรณ์สำคัญของการทำงานในสำนักงานอัตโนมัติอย่างหนึ่ง
ซึ่งคอมพิวเตอร์นี้ จะอำนวยความสะดวกในการทำงานในสำนักงานต่าง ๆ เช่น งาน
ด้านเอกสาร การเก็บรวบรวมข้อมูล ข่าวสารต่าง ๆ การติดต่อสื่อสาร และอื่น ๆ
ผ่าน Software ที่ใช้งานร่วมกันกับเครื่องคอมพิวเตอร์

ตัวอย่าง การใช้อุปกรณ์สำนักงานร่วมกัน
ของเครื่องคอมพิวเตอร์ในระบบสำนักงานอัตโนมัติ
สามารถทำได้โดยเครื่องคอมพิวเตอร์ในแต่ละเครื่อง
ที่ติดต่อกันผ่านระบบ Lan สามารถใช้อุปกรณ์ร่วม
กันได้ ดังตัวอย่างการไหลเวียนของเส้นสีน้ำเงินเป็น
การส่งสัญญานจากเครื่องคอมพิวเตอร์ที่อยู่ด้านบน
ผ่าน LanCard Switching เข้าไปสั่งให้อุปกรณ์
สำนักงาน คือ เครื่องพิมพ์ สแกนเนอร์ ทำงานโดย
ผ่านทางเครื่องคอมพิวเตอร์ที่อยู่ด้านล่าง ซึ่งได้ติดตั้ง
อุปกรณ์สำนักงานดังกล่าวไว้แล้ว

Software

เป็นสิ่งที่สำคัญอีกอย่างหนึ่งในการทำงานของเครื่องคอมพิวเตอร์
ปัจจุบันมี Software ใหม่ ๆ ที่จะคอยช่วยอำนวยความสะดวกในการทำงานของ
ระบบสำนักงานอัตโนมัติ เช่น ระบบปฏิบัติการ Windows Linux NT เป็นต้น
ซึ่งจะมี Software ที่สามารถทำงานร่วมกับระบบปฏิบัติการ ของแต่ละชนิดได้
เช่น ระบบปฏิบัติการ Windows จะมีชุด Microsoft Office ที่จะคอยอำนวย
ความสะดวกในการทำงานด้านต่าง ๆ ของสำนักงาน เป็นต้น

LanCard

เป็นอุปกรณ์ที่ใช้ในการติดต่อสื่อสารกัน ระหว่างเครื่องคอมพิวเตอร์
ซึ่งเครื่องคอมพิวเตอร์ทุกเครื่องจะต้องมี LanCard เพื่อให้สามารถติดต่อกันได้
โดยจะใช้ร่วมกันกับอุปกรณ์อื่น ๆ เช่น สายเคเบิล Hub/Switching เป็นต้น

Switching/Hub

เป็นอุปกรณ์ที่ใช้ในการเชื่อต่อกันระหว่าง สายเคเบิลที่พ่วงต่อกับ
LanCard ของเครื่องคอมพิวเตอร์ต่าง ๆ เพื่อรวมกันเป็นชุดเพื่อให้สะดวกและง่ายต่อการ
ใช้งาน ขนาดของ Switching/Hub มีหลากหลายขนาดด้วยกันแล้วแต่ว่าจะมีเครื่อง
คอมพิวเตอร์ที่ใช้งานในระบบมากน้อยเพียงได และต้องการใช้ความเร็วในการประมวลผล
ของระบบเท่าไร ก็สามารถกำหนดตามความต้องการได้


Modem

เป็นอุปกรณ์ที่ใช้ในการแปลงสัญญานโทรศัพท์ ให้สามารถใช้งานร่วมกับเครื่อง
คอมพิวเตอร์ได้ Modem นี้จะนำมาใช้งานกับเครื่องแม่ข่าย หรือ Server ก็ต่อเมื่อระบบ
ต้องการใช้ Internet ในการติดต่อสื่อสาร และหาข้อมูลก็จะนำมาใช้งานร่วมกับ Switching

LanCard

สายเคเบิล ซึ่งจะทำให้เครื่องลูกข่ายสามารถใช้งาน Internet ได้เช่นเดียวกับเครื่อง
แม่ข่าย หรือ Server
สายเคเบิลเป็นสื่อส่งข้อมูลที่นิยมใช้กันมากในปัจจุบัน ลักษณะทั่วไปเป็นสายทองแดง อาจมีหรือ
ไม่มีฉนวนหุ้ม ขึ้นอยู่กับชนิดของสายเคเบิล สายเคเบิลที่นิยมใช้กันมีอยู่ 3 ประเภท คือ

สายโคแอกเชียล (Coaxial)

สายคู่ตีเกลียวไม่มีหุ้มฉนวน (Unshielded twisted pair - UTP)

สายคู่ตีเกลียวหุ้มฉนวน (Shielded twisted pair - STP)

ระบบการทำงานในสำนักงานต่าง ๆ ที่ประกอบไปด้วยเครื่องมือที่ใช้ในสำนักงาน
นั้นมักจะมีข้อจำกัดในการทำงานแทบทั้งสิ้น ในระบบสำนักงานอัตโนมัตินี้ก็เช่นกัน ก็มีข้อดี
และ ข้อจำกัดการทำงานเช่นกัน ซึ่งสามารถจำแนกได้ดังนี้
ข้อดี
1. สามารถทำงานได้อย่างรวดเร็วและเป็นระบบมากยิ่งขึ้นเมื่อเทียบกับการทำงานแบบ
เดิมที่ยังไม่มีเครื่องคอมพิวเตอร์ใช้
2. ผู้จัดการสามารถตรวจสอบการทำงานของแผนกต่าง ๆ ได้โดยตรง
3. ทุกแผนกสามารถติดต่อกัน และแลกเปลี่ยนข้อมูลกันได้สะดวก
4. สามารถใช้อุปกรณ์สำนักงานร่วมกันได้ เช่น เครื่องพิมพ์ เป็นต้น
5. เป็นที่นิยมใช้กันอย่างแพร่หลาย
ข้อจำกัดการทำงาน
1. ต้องใช้งบประมาณมากในตอนแรก แต่จะประหยัดในอนาคต
2. ต้องใช้บุคลากรที่สามารถใช้งานเครื่องคอมพิวเตอร์ หรือต้องมีความรู้ด้านคอมพิวเตอร์
3. ไม่สามารถใช้ระบบสำนักงานอัตโนมัตินี้ได้ ถ้าอยู่ในที่ชนบทไม่มีไฟฟ้าใช้
ในระบบสำนักงานอัตโนมัติ ต้องเริ่มต้นจากการวางระบบการทำงานต่าง ๆ ของสำนักงาน
แล้วทำการประมวลผล ออกแบบระบบของสำนักงานด้วยการให้นักวิเคราะห์ออกแบบระบบของ
บริษัทเพื่อให้ง่าย และ สะดวกต่อการทำงานในอนาคต เมื่อทำการวิเคราะห์ระบบเรียบร้อยแล้ว
ก็จะทำการวางระบบด้านต่าง ๆ ทั้งทางด้าน Hardware Shoftware และทำการอบรม
บุคลากรในบริษัทเพื่อ ให้สามารถทำงานร่วมกับอุปกรณ์สำนักงานใหม่ได้